Privacyverklaring
Dilot helpt bedrijven met hun klantcontact: een chatbot op hun website en een assistent die berichten van klanten leest en antwoorden voorstelt. Dilot is een product van Identiden. In deze verklaring staat welke gegevens daarbij worden verwerkt, waarom, hoe lang, en wat je rechten zijn.
1. Wie is verantwoordelijk
Er zijn twee situaties:
- Je chat met de chatbot van een bedrijf, of je stuurt een bedrijf een bericht (e-mail, Facebook Messenger, Instagram, een reactie op een bericht of advertentie). Dan is dat bedrijf verantwoordelijk voor je gegevens. Identiden verwerkt ze in opdracht van dat bedrijf, als verwerker, en alleen om Dilot voor dat bedrijf te laten werken.
- Je hebt zelf een account bij Dilot (je bedrijf is klant). Dan is Identiden verantwoordelijk voor de gegevens van dat account.
2. Welke gegevens
- Chats op een website: wat je in de chat schrijft, de pagina waar je chat, de taal, en een code voor je apparaat die van je IP-adres en browser wordt afgeleid maar ze niet zelf bewaart. Of een chat wordt bewaard, kiest het bedrijf: volledig, alleen als samenvatting, of niet.
- Als je vraagt om contact: de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en wat je verder invult in het formulier. Dit wordt per e-mail naar het bedrijf gestuurd.
- Berichten die je een bedrijf stuurt, als dat bedrijf zijn e-mail, Facebook-pagina of Instagram-account aan Dilot heeft gekoppeld: het bericht, bijlagen, je naam en de gegevens van je profiel of e-mailadres die het platform meestuurt, en reacties op berichten en advertenties van dat bedrijf.
- Accounts van klanten: naam, e-mailadres, een versleuteld wachtwoord en een logboek van wijzigingen.
3. Waarvoor
Alleen om de dienst te leveren: een vraag beantwoorden, een antwoord voorstellen aan de medewerkers van het bedrijf, een gesprek doorsturen naar die medewerkers, en het bedrijf laten zien welke vragen er gesteld worden (statistieken). Identiden verkoopt geen gegevens, gebruikt ze niet voor advertenties en traint er geen AI-modellen mee.
4. Facebook, Instagram en Microsoft
Een bedrijf kan zijn Facebook-pagina, Instagram-account of mailbox (ook Microsoft 365) koppelen. Dat gebeurt alleen met de uitdrukkelijke toestemming van dat bedrijf op het scherm van Meta of Microsoft, en kan op elk moment worden ingetrokken. Dilot gebruikt de gegevens die het via die koppeling krijgt alleen voor het klantcontact van dat bedrijf, en houdt zich aan de voorwaarden van Meta en Microsoft. Bij het ontkoppelen worden de toegangssleutels direct verwijderd; wat via de koppeling binnenkwam, wordt verwijderd zoals beschreven op de pagina Gegevens verwijderen.
5. Met wie gegevens worden gedeeld
- AI-diensten die de tekst lezen om een antwoord te maken: OpenAI, Anthropic en Google (Gemini) (Verenigde Staten). Zij gebruiken via hun zakelijke API aangeleverde gegevens volgens hun voorwaarden niet om hun modellen te trainen. Doorgifte buiten de EU gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-gegevensprivacykader.
- SMTP2GO, voor het versturen van e-mails (zoals een doorgestuurde chat).
- MechanicWeb, de hostingpartij van de server waarop Dilot draait. De server staat in Duitsland, in de Europese Unie.
- Google (Google Drive), waar back-ups van de server worden bewaard, zodat de dienst na een storing hersteld kan worden. Doorgifte buiten de EU gebeurt op dezelfde basis als hierboven.
- Google (Google Analytics), alleen als het bedrijf de rechtstreekse koppeling met zijn eigen Google Analytics heeft aangezet en jij op die website toestemming hebt gegeven voor statistieken: zie punt 7. Het bedrijf is verantwoordelijk voor wat het daarmee doet.
- Niemand anders, tenzij de wet ons verplicht.
6. Hoe lang
- Chats (volledig of als samenvatting) en wat je invult in het contactformulier: zo lang als het bedrijf in zijn instellingen heeft gekozen; daarna worden ze automatisch verwijderd. Heeft het bedrijf geen termijn gekozen, dan blijven ze bewaard tot het bedrijf ze verwijdert of zijn account opheft. Een bedrijf kan chats ook zelf verwijderen.
- De oorspronkelijke e-mails die de assistent van een bedrijf binnenkrijgt: dezelfde termijn als de chats van dat bedrijf.
- Statistieken: de vrije tekst (zoals samenvattingen) wordt na 24 maanden gewist; alleen getallen blijven.
- De apparaatcode bij een meting: na 24 uur gewist.
- Gegevens van een gekoppeld Facebook-, Instagram- of e-mailaccount: zolang het account gekoppeld is volgens de instellingen van het bedrijf; verwijderd uiterlijk 30 dagen na het ontkoppelen of na een verzoek.
- Accounts van klanten: tot het account wordt opgeheven.
- Back-ups: wat verwijderd is, kan nog in een eerder gemaakte back-up van de server staan. Back-ups worden alleen gebruikt om de dienst te herstellen.
7. Cookies en opslag in je browser
Het dashboard gebruikt alleen een cookie om je ingelogd te houden. De chatbot op een website bewaart het gesprek in je browser (lokale opslag), zodat het niet verdwijnt als je naar een andere pagina gaat; na 12 uur vervalt het. Als het bedrijf dat aanzet, geeft de chatbot het openen en starten van een chat door aan de statistieken die het bedrijf al op zijn website heeft (zoals Google Analytics of de Meta-pixel) — alleen de naam van dat moment, nooit wat je schrijft.
Heeft het bedrijf de rechtstreekse koppeling met Google Analytics aangezet, dan stuurt Dilot die momenten (een chat geopend, een chat gestart, en een meting zoals een bestelling na een chat, met het bedrag) zelf naar het Google Analytics-account van dat bedrijf. Daarbij gaat de code mee die Google Analytics zelf al in je browser had gezet, zodat het moment bij je bezoek hoort. Dat gebeurt alleen als je op die website toestemming hebt gegeven voor statistieken en Google Analytics daar al werkt — zonder die toestemming wordt niets verstuurd. Wat je in de chat schrijft, gaat nooit mee.
8. Beveiliging
Gegevens gaan versleuteld over het internet. Toegangssleutels en wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen. Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens.
9. Je rechten
Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, bezwaar maken en ze laten overdragen. Gaat het om een gesprek met een bedrijf, dan kun je je ook tot dat bedrijf wenden. Mail ons op info@identiden.nl; je krijgt binnen 30 dagen antwoord. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Deze verklaring kan veranderen. De datum bovenaan zegt wanneer dat het laatst gebeurde.